ÉNONCÉ RELATIF À NOTRE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Notre centre dentaire accorde une importance primordiale à votre vie privée et veille à la manière dont vos renseignements personnels sont traités. Tous les renseignements, en particulier les renseignements personnels, sont traités conformément aux normes éthiques les plus reconnues.
Le présent énoncé relatif à notre politique sur la protection des renseignements personnels vise à vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez le traitement des informations tel qu’énoncé aux présentes et autorisez notre centre dentaire à traiter vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous
Les renseignements recueillis nous permettent, d’une part, de vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part, ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences réglementaires et légales.
C’est dans cet esprit que notre Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a été conçue et qu’elle est appliquée au sein de notre centre dentaire. Le présent énoncé vous explique pourquoi et comment, en appliquant les dispositions de notre Politique, nous recueillons, traitons et protégeons vos renseignements personnels.
Notre Politique s’appuie sur quatre grands principes :
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par les professionnels exerçant dans nos centres;
Notre engagement à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires;
Nos responsabilités en matière de sécurité et de protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
Notre transparence quant à nos pratiques et obligations à cet égard.
Obtenir votre consentement
En donnant votre consentement, vous autorisez les professionnels traitants et les membres de l’équipe clinique à collecter, à utiliser et à communiquer les renseignements personnels à votre sujet, pour la gestion de la relation d’emploi et afin de de respecter ses obligations légales.
Ce consentement demeure valide tant et aussi longtemps que vous êtes patient de notre centre dentaire.
Si vous décidez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels nécessaires pour vous servir et pour respecter nos obligations légales, nous vous transmettrons toute l’information requise pour vous expliquer les répercussions d’une telle décision sur notre prestation de services.
Dans certains cas, il ne sera pas possible de retirer ce consentement à votre gré en raison d’exigences légales ou contractuelles.
Si vous refusez que nous recueillions certains renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services demandés.
Limiter notre collecte à ce qui est nécessaire
Un renseignement est considéré personnel lorsqu’il concerne une personne physique et permet de l’identifier. Ce type de renseignement est confidentiel.
Le type de renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recueillir varie selon le type d’interaction avec le client. Ces renseignements peuvent, selon le cas, inclure sans s’y limiter :
Nom et prénom
Date de naissance
Adresse postale
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Renseignements de santé
Renseignements financiers
* Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à le faire.
Si vous utilisez notre site web, nous pourrions aussi recueillir certains renseignements, comme votre adresse IP, dans le cadre de vos interactions numériques. Pour plus d’informations concernant les renseignements recueillis par le biais de notre site web et notre utilisation des fichiers témoins (ou « cookies »), veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.
Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de trois sources :
Lorsque vous désirez obtenir des services offerts dans notre centre dentaire ou que vous communiquez avec nous, quel que soit le moyen de communication que vous utilisez (en personne dans le centre dentaire, par téléphone, courriel ou, le cas échéant, par clavardage en ligne ou lorsque vous répondez à un sondage, etc.).
Lorsque vous utilisez des services offerts dans un de nos centres.
Lorsque vous naviguez sur nos sites Web ou lorsque vous utilisez nos services en ligne. Ces renseignements peuvent être recueillis par le biais de témoins « cookies » ou directement sur nos sites ou nos applications. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
L’accès à vos renseignements est limité aux professionnels et au personnel autorisés qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions.
Les professionnels et les équipes cliniques s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Dans l’éventualité où nous devrions communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes, nous veillerons à vous en informer et à vous demander votre consentement, dans les cas où celui-ci serait requis.
Dans tous les cas, nous veillons à la mise en place de mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels que nous communiquons.
Assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements
Nous suivons les normes généralement reconnues dans l’industrie pour protéger les renseignements qui nous sont transmis, tant pendant leur transmission qu’une fois reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, la modification non autorisée, la divulgation ou l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, et toute autre forme de traitement illégal des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour nous assurer que seuls les membres du personnel autorisé soumis à une obligation de confidentialité, et dont les fonctions nécessitent raisonnablement l’accès à vos renseignements personnels, y ont accès.
Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour respecter les délais de conservation minimaux prescrits par les lois et règlements auxquels nous sommes assujettis. Une fois que le délai de conservation est expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels.
Vous pouvez nous demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous ou de les rectifier s’ils s’avéraient inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez faire de même si vous désirez modifier des renseignements que nous détenons sur vous, par exemple à la suite d’un changement de votre situation personnelle ou d’un changement d’adresse. Il est de votre responsabilité de communiquer avec le centre dentaire afin de les mettre à jour.
Pour ce faire, veuillez consulter l’information fournie à la section « Comment nous contacter ? ».
Nous vous prions d’adresser toute question ou requête concernant le traitement de vos renseignements personnels au gestionnaire de la clinique où vous recevez des soins ou de contacter directement la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de notre organisation est responsable des pratiques appliquées dans notre centre dentaire. Vous pouvez la contacter aux coordonnées suivantes:
Le cas échéant, veuillez indiquer votre nom et vos coordonnées, la nature de votre demande, le nom de et l’adresse de la clinique où vous recevez des soins, le nom de votre professionnel traitant ou de la personne avec qui vous avez déjà communiqué et toute autre information pertinente.